Vad ska en anmälan av licenshavares regelöverträdelse innehålla?

Uppgifter om licenshavaren

En anmälan ska innehålla uppgifter om vilken licenshavare som avses samt dennes personnummer, befattning eller arbetsuppgifter och fullständiga adress. Företaget bör kontrollera att adressuppgifterna är korrekt angivna i anmälan, så att denna kan skickas (kommuniceras) till licenshavaren för synpunkter.

Flera licenshavare

Om det är fråga om flera licenshavare som begått regelöverträdelser, ska det upprättas en anmälan för respektive licenshavare. Skälet till detta är, som nyss sagts, att anmälan kommuniceras med licenshavaren och ska då endast röra det egna disciplinärendet och inte kollegornas. Andra licenshavares eventuella regelöverträdelser omfattas av sekretess hos SwedSec.

Noggrann och fullständig beskrivning av ärendet

För en skyndsam hantering är det av vikt att anmälan är så fullständig och precis som möjligt. Anmälan ska innehålla en noggrann beskrivning av den eller de händelser som utlöst anmälan samt uppgift om när överträdelsen ägde rum och hur den upptäcktes. Har lång tid förflutit sedan överträdelsen ägde rum ska det även anges när överträdelsen upptäcktes.

Interna regler

Om det anslutna företaget i sin anmälan åberopat överträdelser av interna regler ska dessa regler (om möjligt på svenska), eller relevanta utdrag ur dessa, bifogas anmälan. Om utdrag ges in ska det framgå från vilka regler utdraget härrör och uppgift om när dessa regler antagits. När det har betydelse ska även information lämnas om hur och när licenshavaren fick del av de interna reglerna. Det ska framgå vilken eller vilka regler som licenshavaren brutit mot.

Annan skriftlig bevisning

Även annan skriftlig bevisning ska bifogas anmälan, exempelvis av licenshavaren undertecknad sekretessförbindelse, av licenshavaren undertecknad bekräftelse om att denne underrättats om att den anställde omfattas av företagets regler om anställdas egna affärer, avidentifierad rådgivningsdokumentation där åberopade brister framgår, utskrift av telefonsamtal, skriftlig påminnelse till licenshavaren om dennes skyldighet att känna till och följa de i anmälan åberopade reglerna. När det är relevant ska omfattning, frekvens, antal och belopp anges, t.ex. antal kunder som berörs av överträdelsen.

Beskrivning av konsekvenser

Vidare ska anmälan innehålla en beskrivning av konsekvenserna av det inträffade t.ex. om överträdelsen har lett till ekonomisk vinning för licenshavaren eller om överträdelsen har lett till ekonomisk skada för kund eller det anslutna företaget och vilka belopp det är fråga om.

Inga sekretessbelagda uppgifter

För prövning av disciplinärenden är det normalt så att SwedSec inte behöver uppgifter om t.ex. kunders namn. Information som innehåller sådana sekretessbelagda uppgifter som inte SwedSec behöver ta del av för sin prövning, bör därför anonymiseras av företaget.

GDPR ställer krav på att personuppgifter behandlas endast i den mån det finns lagliga skäl för det. Det är därför viktigt att fundera över om varje personuppgift är nödvändig att nämna i ärendet eller inte.

Kontakta oss gärna om du har några frågor.